Condiciones generales de uso y venta

Artículo 1 — Definiciones

• El Editor : AMBASSADIA SARL, sociedad de responsabilidad limitada con un capital de 50 000 €, domiciliada en Mónaco y editora de la plataforma TranscribIA.
• La Plataforma / el Servicio : el software SaaS de transcripción de audio (voz a texto), diarización de hablantes y generación asistida por inteligencia artificial (resúmenes y actas), operado en modo multiinquilino por organización, accesible en particular en la dirección client.transcribia.eu.
• El Cliente : la organización, persona jurídica cliente del Editor, responsable del tratamiento en el sentido del RGPD respecto a los datos que trata mediante el Servicio.
• El Usuario : cualquier persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio dentro de su espacio.
• El Espacio (tenant) : el entorno lógicamente aislado dedicado al Cliente, en el que se tratan sus Datos de Cliente.
• Los Datos de Cliente : los archivos de audio y cualquier dato (transcripciones, exportaciones, contenidos generados y configuración) tratado en el Espacio del Cliente.
• Las Funciones de IA : las funciones de asistencia a la redacción (resúmenes, actas, etc.) producidas mediante procesamiento automático.
• El DPA : el acuerdo de encargo del tratamiento de datos (Data Processing Agreement) que regula los tratamientos de datos personales.
• Las Condiciones Particulares : el pedido, contrato de licencia o cualquier documento comercial firmado entre el Editor y el Cliente que detalla, en particular, el modo de despliegue (SaaS o local), la duración, las cuotas y las condiciones económicas.

Artículo 2 — Objeto

Las presentes CGU/CGV tienen por objeto definir las condiciones de acceso al Servicio y uso de la Plataforma por parte del Cliente y sus Usuarios, así como los derechos y obligaciones recíprocos de las partes. Se aplican a cualquier modo de despliegue, ya sea SaaS (alojado en Francia) o instalación local (desplegado en la infraestructura del Cliente), sin perjuicio de las adaptaciones previstas en las Condiciones Particulares y, en su caso, en el DPA.

Artículo 3 — Acceso al servicio

El Cliente podrá acceder al Servicio tras la contratación y creación de su Espacio. El Cliente crea y gestiona las cuentas de sus Usuarios; es el único responsable de la confidencialidad de las credenciales (direcciones de correo, contraseñas y claves API) y de su asignación a las personas autorizadas.

El Cliente se compromete a aplicar prácticas de seguridad razonables, en particular contraseñas robustas y la activación de laautenticación de dos factores (2FA), facilitada por el Editor y obligatoria para las cuentas con privilegios. Cualquier acceso con credenciales válidas se considera efectuado por el Cliente o bajo su responsabilidad. El Cliente debe informar inmediatamente al Editor de cualquier vulneración confirmada o sospechada de una cuenta.

El acceso está sujeto a las cuotas por organización definidas en las Condiciones Particulares (volumen de transcripción, número de Usuarios y almacenamiento). El Cliente respetará estos límites; los excesos podrán generar una facturación adicional o una limitación del servicio conforme a las Condiciones Particulares.

Artículo 4 — Condiciones económicas

El Servicio se presta mediante una suscripción (modo SaaS) o una licencia (modo local), según las modalidades establecidas en las Condiciones Particulares. Los elementos económicos — tarifas, período de compromiso, calendario de pagos, cuotas de uso y condiciones de renovación y revisión de precios — se detallan en ellas y prevalecen, en sus respectivos ámbitos, sobre las presentes condiciones.

Salvo disposición contraria, las facturas son pagaderas según el calendario acordado. El retraso en el pago puede conllevar, tras un requerimiento de pago infructuoso, la suspensión del Servicio en las condiciones del artículo 10. El uso del Servicio se mide por organización; los excesos de cuota se facturan según los baremos de las Condiciones Particulares. Los precios no incluyen impuestos y la fiscalidad aplicable se indica en la factura.

Artículo 5 — Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

• utilizar el Servicio con fines profesionales lícitos y conformes con la normativa vigente;
• respetar los derechos de terceros, en particular los derechos de autor, los derechos afines y el derecho a la imagen y a la voz de las personas cuyas grabaciones se procesan, y disponer de las autorizaciones necesarias para transcribir los archivos de audio;
• garantizar, como responsable del tratamiento, que dispone de una base jurídica en el sentido del RGPD para los datos personales que trata mediante el Servicio, e informar de ello a los interesados;
• no intentar perjudicar la integridad, seguridad o rendimiento de la Plataforma ni extraer ilícitamente datos pertenecientes a otras organizaciones;
• velar por la calidad y la licitud de los Datos de Cliente que carga en el Espacio.

El Editor no controla los contenidos tratados por el Cliente ni tiene por objeto juzgar su licitud. El Cliente es el único responsable de los contenidos que trata y de las consecuencias de su uso.

Artículo 6 — Responsabilidades

En la relación de alojamiento y tratamiento, el Cliente actúa como responsable del tratamiento de los Datos de Cliente y el Editor actúa como encargado del tratamiento en el sentido del RGPD, dentro de las instrucciones del Cliente y del ámbito definido por el DPA.

El Servicio se proporciona « tal cual » y conforme al estado de la técnica. El Editor emplea medios razonables para garantizar la disponibilidad, seguridad y confidencialidad de la Plataforma, conforme a los compromisos del DPA. No garantiza que el Servicio carezca de errores, sea ininterrumpido o resulte adecuado para todos los usos particulares. La transcripción automática y las Funciones de IA pueden contener imprecisiones.

El Editor no será responsable de daños indirectos ni de pérdidas de datos derivadas de una falta del Cliente o de fuerza mayor. Salvo culpa grave o dolo, la responsabilidad del Editor por estas condiciones se limita a lo previsto por la ley y al importe efectivamente abonado por el Cliente por el Servicio durante los últimos doce meses.

Artículo 7 — Funciones de inteligencia artificial

Las Funciones de IA (resúmenes, actas, etc.) constituyen una asistencia a la redacción basada en procesamiento automático. Producen contenidos orientativos que pueden contener errores, aproximaciones o sesgos.

El Cliente y sus Usuarios revisan y validan el contenido final antes de cualquier uso o difusión. El Editor declina toda responsabilidad por decisiones tomadas únicamente a partir de un contenido generado. Las Funciones de IA no constituyen asesoramiento jurídico, consejo médico ni un servicio de peritaje profesional.

Artículo 8 — Propiedad intelectual

La Plataforma, su código, marcas, interfaces y modelos son y siguen siendo propiedad intelectual exclusiva del Editor o de sus licenciantes. Estas condiciones no ceden derechos de propiedad intelectual al Cliente, que únicamente dispone de un derecho de uso limitado, personal, no exclusivo e intransferible de la Plataforma durante la vigencia del contrato.

El Cliente conserva la plena propiedad de sus Datos de Cliente. Las transcripciones y contenidos generados a partir de sus Datos de Cliente le pertenecen. La Plataforma puede integrar componentes de terceros distribuidos bajo sus respectivas licencias.

Artículo 9 — Confidencialidad y RGPD

El tratamiento de datos personales se rige por la política de privacidad y, para los datos tratados en la Plataforma, por el modelo de DPA así como por el expediente público de cumplimiento (registro de actividades de tratamiento, subencargados, plazos de conservación, medidas de seguridad y procedimientos para ejercer los derechos).

En modo SaaS, los Datos de Cliente se alojan en Francia, en infraestructura soberana, sin transferencias fuera de la Unión Europea por defecto. Una opción de despliegue instalación local permite a las organizaciones con necesidades sensibles alojar la Plataforma en su propia infraestructura. Los roles de responsable y encargado del tratamiento se precisan en el artículo 6 y en el DPA, que prevalece sobre estas condiciones en lo relativo al tratamiento de datos personales.

Artículo 10 — Duración y resolución

El contrato se celebra por el período previsto en las Condiciones Particulares y se renueva según las modalidades allí definidas. Cada parte puede resolverlo en las fechas de vencimiento previstas, con el preaviso indicado en las Condiciones Particulares.

Si una parte incumple sus obligaciones y un requerimiento permanece sin efecto durante un plazo razonable, la otra podrá resolver el contrato de pleno derecho. El Editor se reserva además la facultad de suspender el acceso al Servicio por incumplimiento grave del Cliente (en particular, impago o uso ilícito) o por necesidades de seguridad, respetando un procedimiento contradictorio. Los importes devengados en un período en curso siguen siendo exigibles.

Artículo 11 — Datos al finalizar el contrato (reversibilidad)

Al finalizar el contrato, cualquiera que sea la causa, el Cliente podrá efectuar la recuperación de sus Datos de Cliente mediante las funciones de exportación de la Plataforma (Réglages → Portabilité), que permiten una exportación completa y portátil de sus datos en un formato estructurado. Esta posibilidad está disponible durante la vigencia del contrato y un período de gracia indicado al finalizar, tras el cual se desactiva el Espacio.

Al expirar dicho plazo, el Editor procede a la supresión de los Datos de Cliente conforme a los plazos de conservación del DPA y las obligaciones legales aplicables, salvo conservación impuesta por ley o por una obligación de archivo. El DPA detalla las modalidades de recuperación y supresión.

Artículo 12 — Evolución de las CGU/CGV

El Editor podrá modificar estas CGU/CGV, en particular para adaptarse a cambios del Servicio, de la normativa o de sus obligaciones. Se informará al Cliente de las modificaciones por cualquier medio (notificación en el Espacio, correo electrónico o publicación en línea) con un preaviso razonable.

Salvo oposición notificada antes de su entrada en vigor, el uso continuado del Servicio implica aceptar las CGU/CGV modificadas. Las modificaciones sustancialmente desfavorables al Cliente dan derecho a resolver el contrato según el artículo 10. La versión aplicable es la publicada en línea en la fecha de uso, identificada por su número de versión y fecha de actualización.

Artículo 13 — Legislación aplicable y litigios

Estas CGU/CGV se rigen por el Derecho monegasco, correspondiente al domicilio del Editor. Cuando las partes firmen un DPA separado, este podrá designar el Derecho francés para los aspectos relativos al tratamiento de datos personales; las estipulaciones del DPA prevalecen entonces sobre estas condiciones en ese ámbito.

Las partes procurarán resolver amistosamente cualquier controversia relativa a estas condiciones antes de iniciar acciones judiciales. A falta de acuerdo en un plazo razonable y sin perjuicio de las normas imperativas aplicables en materia de protección de datos y consumo, el litigio corresponde al órgano jurisdiccional competente del domicilio del Editor.

Artículo 14 — Contacto

Para cualquier pregunta sobre estas CGU/CGV, el Cliente puede contactar con el Editor en la dirección contact@transcribia.eu o mediante el formulario de contacto. Los clientes pueden acceder al soporte técnico desde la pestaña Soporte de su espacio.