Deze Algemene gebruiks- en verkoopvoorwaarden (hierna de ‘ Voorwaarden ’) regelen de toegang tot en het gebruik van het platform TranscribIA uitgegeven door AMBASSADIA SARL. Een abonnement op de dienst, het aanmaken van een account of enig gebruik van het platform houdt volledige aanvaarding van deze voorwaarden door de klantorganisatie en haar bevoegde gebruikers in.

De taalkeuze dient het leesgemak en verandert niets aan de identiteit van partijen, het toepasselijke recht of de bepalingen van de ondertekende overeenkomst. De taalversies van deze pagina zijn informatief; partijen moeten te ondertekenen contractdocumenten beoordelen in de overeengekomen versie.

Artikel 1 — Definities

De Uitgever : AMBASSADIA SARL, een SARL met een kapitaal van € 50.000, gevestigd in Monaco, uitgever van het platform TranscribIA.
Het Platform / de Dienst : de SaaS-software voor audiotranscriptie (speech-to-text), sprekerdiarisatie en AI-ondersteunde generatie (samenvattingen en notulen), met een multi-tenantmodel per organisatie, onder meer bereikbaar op client.transcribia.eu.
De Klant : de organisatie, een rechtspersoon en klant van de Uitgever, die verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is voor de gegevens die zij via de Dienst verwerkt.
De Gebruiker : iedere natuurlijke persoon die door de Klant is gemachtigd om binnen diens werkruimte toegang te krijgen tot de Dienst.
De Werkruimte (tenant) : de logisch geïsoleerde omgeving van de Klant waarin diens Klantgegevens worden verwerkt.
De Klantgegevens : audiobestanden en alle gegevens (transcripties, exports, gegenereerde inhoud en instellingen) die in de Werkruimte van de Klant worden verwerkt.
De AI-functies : automatisch gegenereerde schrijfondersteuning (samenvattingen, notulen enz.).
De Verwerkersovereenkomst : de overeenkomst inzake gegevensverwerking (Data Processing Agreement) die de verwerking van persoonsgegevens regelt.
De Bijzondere Voorwaarden : de bestelbon, licentieovereenkomst of enig commercieel document dat Uitgever en Klant ondertekenen en dat onder meer implementatievorm (SaaS of on-premise), looptijd, quota en financiële voorwaarden vastlegt.

Artikel 2 — Doel

Deze Voorwaarden bepalen de voorwaarden voor toegang tot de Dienst en gebruik van het Platform door de Klant en diens Gebruikers, evenals de wederzijdse rechten en plichten. Zij gelden voor elke implementatievorm, zowel SaaS (gehost in Frankrijk) als on-premise (geïmplementeerd in de infrastructuur van de Klant), behoudens aanpassingen in de Bijzondere Voorwaarden en, indien van toepassing, de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 3 — Toegang tot de dienst

De Klant krijgt toegang na het afsluiten van een abonnement en het aanmaken van diens Werkruimte. De Klant maakt en beheert gebruikersaccounts en is als enige verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van inloggegevens (e-mailadressen, wachtwoorden, API-sleutels) en de toewijzing aan bevoegde personen.

De Klant past redelijke beveiligingspraktijken toe, waaronder sterke wachtwoorden en activering vantweefactorauthenticatie (2FA), beschikbaar gesteld door de Uitgever en verplicht voor accounts met verhoogde rechten. Toegang met geldige inloggegevens wordt geacht plaats te vinden door of onder verantwoordelijkheid van de Klant. De Klant meldt vastgestelde of vermoede accountcompromittering onverwijld aan de Uitgever.

De toegang is gebonden aan organisatiequota in de Bijzondere Voorwaarden (transcriptievolume, aantal Gebruikers, opslag). De Klant respecteert deze grenzen; overschrijding kan leiden tot aanvullende kosten of dienstbeperking volgens de Bijzondere Voorwaarden.

Artikel 4 — Financiële voorwaarden

De Dienst wordt geleverd op basis van een abonnement (SaaS) of een licentie (on-premise), volgens de Bijzondere Voorwaarden. Financiële afspraken — tarieven, minimumduur, betalingsschema, gebruiksquota, verlenging en prijsherziening — staan daarin en hebben voor die onderwerpen voorrang op deze Voorwaarden.

Tenzij anders overeengekomen zijn facturen betaalbaar volgens het afgesproken schema. Betalingsachterstand kan na een vergeefse ingebrekestelling leiden tot opschorting volgens artikel 10. Gebruik wordt per organisatie gemeten; quotaoverschrijdingen worden berekend volgens de Bijzondere Voorwaarden. Prijzen zijn exclusief belastingen; toepasselijke belastingen staan op de factuur.

Artikel 5 — Verplichtingen van de Klant

De Klant verbindt zich ertoe:

de Dienst voor professionele doeleinden te gebruiken die rechtmatig zijn en voldoen aan geldende regelgeving;
de rechten van derden te respecteren, waaronder auteursrecht, naburige rechten en rechten op afbeelding en stem van opgenomen personen, en over de benodigde toestemmingen voor transcriptie te beschikken;
als verwerkingsverantwoordelijke te waarborgen dat er een rechtsgrond in de zin van de AVG bestaat voor de via de Dienst verwerkte persoonsgegevens en betrokkenen hierover te informeren;
de integriteit, beveiliging of prestaties van het Platform niet aan te tasten en geen gegevens van andere organisaties onrechtmatig te verkrijgen;
de kwaliteit en rechtmatigheid van geüploade Klantgegevens te bewaken.

De Uitgever controleert de door de Klant verwerkte inhoud niet en beoordeelt de rechtmatigheid ervan niet. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de inhoud en de gevolgen van het gebruik ervan.

Artikel 6 — Aansprakelijkheid

Binnen de hosting- en verwerkingsrelatie treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de Klantgegevens en treedt de Uitgever op als verwerker in de zin van de AVG, binnen de instructies van de Klant en de reikwijdte van de Verwerkersovereenkomst.

De Dienst wordt geleverd ‘ zoals deze is ’ en volgens de stand van de techniek. De Uitgever treft redelijke maatregelen voor beschikbaarheid, beveiliging en vertrouwelijkheid overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst, maar garandeert geen foutloze, ononderbroken of voor elk bijzonder gebruik geschikte dienst. Automatische transcriptie en AI-functies kunnen onnauwkeurigheden bevatten.

De Uitgever is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gegevensverlies door een fout van de Klant of overmacht. Behoudens grove schuld of opzet geldt de wettelijke aansprakelijkheidsgrens, met een maximum gelijk aan de bedragen die de Klant in de afgelopen twaalf maanden daadwerkelijk voor de Dienst heeft betaald.

Artikel 7 — Functies voor kunstmatige intelligentie

De AI-functies (samenvattingen, notulen enz.) bieden ondersteuning bij het schrijven via automatische verwerking. Zij leveren indicatieve inhoud die fouten, onnauwkeurigheden of vooringenomenheid kan bevatten.

De Klant en diens Gebruikers redigeren en valideren de definitieve inhoud vóór gebruik of verspreiding. De Uitgever aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen die uitsluitend op gegenereerde inhoud zijn gebaseerd. De AI-functies vormen geen juridisch advies, medisch advies of professionele expertise.

Artikel 8 — Intellectuele eigendom

Het Platform, de code, merken, interfaces en modellen blijven de exclusieve intellectuele eigendom van de Uitgever of diens licentiegevers. Deze Voorwaarden dragen geen intellectuele-eigendomsrechten over aan de Klant, die uitsluitend een beperkt, persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht heeft voor de contractduur.

De Klant behoudt de volledige eigendom van diens Klantgegevens. Transcripties en inhoud die daaruit worden gegenereerd behoren aan de Klant toe. Het Platform kan onderdelen van derden bevatten onder hun eigen licenties.

Artikel 9 — Vertrouwelijkheid en AVG

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door het privacybeleid en voor gegevens op het Platform door de modelverwerkersovereenkomst en het openbare nalevingsdossier (verwerkingsregister, verwerkers, bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen en procedures voor rechtenuitoefening).

Bij SaaS worden Klantgegevens in Frankrijk op soevereine infrastructuur gehost, standaard zonder doorgifte buiten de Europese Unie. Een implementatieoptie on-premise biedt gevoelige organisaties hosting in hun eigen infrastructuur. De rollen van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker staan in artikel 6 en de Verwerkersovereenkomst; die laatste heeft voor gegevensverwerking voorrang op deze Voorwaarden.

Artikel 10 — Looptijd en beëindiging

De overeenkomst geldt voor de termijn in de Bijzondere Voorwaarden en wordt volgens de daarin vastgelegde regels verlengd. Elke partij kan op de afgesproken einddata opzeggen met de daar vermelde opzegtermijn.

Als een partij haar verplichtingen schendt en een ingebrekestelling na een redelijke termijn zonder gevolg blijft, kan de andere partij de overeenkomst beëindigen. De Uitgever kan de toegang opschorten bij ernstige tekortkomingen van de Klant (met name wanbetaling of onrechtmatig gebruik) of om beveiligingsredenen, met gelegenheid voor wederhoor. Bedragen voor een lopende periode blijven verschuldigd.

Artikel 11 — Gegevens na afloop van de overeenkomst (overdraagbaarheid)

Na afloop van de overeenkomst, ongeacht de reden, kan de Klant gebruikmaken van de overdraagbaarheid van diens Klantgegevens via de exportfuncties van het Platform (Réglages → Portabilité), voor een volledige, overdraagbare gegevensexport in gestructureerd formaat. Deze mogelijkheid bestaat gedurende de contractduur en een aan het einde genoemde respijttermijn, waarna de Werkruimte wordt uitgeschakeld.

Na deze termijn gaat de Uitgever over tot verwijdering van Klantgegevens volgens de bewaartermijnen in de Verwerkersovereenkomst en wettelijke verplichtingen, behalve waar bewaring of archivering verplicht is. Details over overdracht en verwijdering staan in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 12 — Wijziging van de Voorwaarden

De Uitgever kan deze Voorwaarden wijzigen, onder meer door veranderingen van de Dienst, regelgeving of verplichtingen. De Klant wordt hiervan met een redelijke termijn op de hoogte gesteld (melding in de Werkruimte, e-mail of onlinepublicatie).

Zonder bezwaar vóór inwerkingtreding geldt voortgezet gebruik als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden. Wezenlijk nadelige wijzigingen geven de Klant een opzeggingsrecht volgens artikel 10. De op het moment van gebruik gepubliceerde versie geldt, herkenbaar aan versienummer en bijwerkdatum.

Artikel 13 — Toepasselijk recht en geschillen

Deze Voorwaarden vallen onder het Monegaskische recht, op de vestigingsplaats van de Uitgever. Een afzonderlijk ondertekende Verwerkersovereenkomst kan het Franse recht aanwijzen voor persoonsgegevensverwerking; voor dat onderdeel hebben de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst voorrang.

Partijen proberen geschillen eerst minnelijk op te lossen. Bij uitblijven van overeenstemming binnen een redelijke termijn, en behoudens dwingende regels inzake gegevensbescherming en consumentenrecht, is de bevoegde rechter op de vestigingsplaats van de Uitgever bevoegd.

Artikel 14 — Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden kan de Klant de Uitgever bereiken op contact@transcribia.eu of via het contactformulier. Technische ondersteuning is beschikbaar via het tabblad Ondersteuning in de klantwerkruimte.